KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
1. Kişisel verilerin korunması, şirketimizin temel politikasıdır. Herhangi bir yasal düzenleme olmadan önce de şirket ve iştiraklerimiz, kişisel verilerin gizliliğine büyük önem vermiş ve bunu bir çalışma ilkesi olarak benimsemiş ve çalışanlarına da bu ilke doğrultusunda çalışma talimatlarını vermiştir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun getirdiği bütün sorumluluklara uymayı da HelloGermany olarak taahhüt etmekteyiz. Şirketimizin kişisel verilerin korunmasına ilişkin prensipleri, iştiraklerimizi de kapsamaktadır.
2. Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi politikasının kapsamı ve değiştirilmesi Şirketimiz tarafından hazırlanan bu Politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVKK”) uygun olarak hazırlanmıştır. Kanun, bugün itibariyle bütün hükümleri ile yürürlüğe girmiştir. Sizlerden rızanızla ya da Kanunda sayılan diğer hukuka uygunluk gereği elde edilmiş veriler, sunmuş olduğumuz hizmetlerin daha kaliteli hale getirilmesi, sizlere sunulan hizmetlerin ve kalite politikamızın iyileştirilmesi amacıyla kullanılacaktır. Yine elimizdeki bazı veriler ise, kişisel olmaktan çıkarılmakta ve anonimleştirilmektedir. Bu veriler, istatistiki amaçlarla kullanılan verilerdir ve Kanun uygulamasına ve Politikamıza tabi değildir. HelloGermany Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası, müşterilerimizin, müşteri adaylarımızın, çalışanlarımız ile bizimle çözüm ortaklığı içinde çalışan şirketlerin müşterileri ve çalışanlarının ya da diğer kişilerin otomatik olarak elde edilen verilerinin korunmasını amaçlar ve bunlara ilişkin düzenlemeleri içerir. Şirketimiz, politikamızı ve Yönetmeliğimizi -Kanuna uygun olmak ve kişisel verilerin daha iyi korunması şartı ile- değiştirme hakkına sahiptir.
3. Kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili temel kurallar:
a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: HelloGermany, topladığı ya da kendisine diğer şirketlerden gelen verilerin kaynağını sorgular ve bunların hukuka uygun ve dürüstlük kuralları çerçevesinde elde edilmesine önem verir. Bu çerçevede HelloGermany’nin sunduğu hizmetlerden yararlanan diğer üçüncü şirketler de kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli uyarı ve bildirimleri yapar. b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma: HelloGermany, kurum bünyesinde bulunan bütün verilerin doğru bilgi olmasına, yanlış bilgi içermemesine ve nihayet kişisel verilerde değişiklik olduğu takdirde bunları kendisine iletildiği takdirde güncellemeye önem verir. c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: HelloGermany, ancak sunduğu ve hizmet sırasında kişilerden onayını aldığı amaçlarla sınırlı şekilde verileri işler. İş amacı dışında verileri işlemez, kullanmaz ve kullandırtmaz. d) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: HelloGermany, sadece verileri işlendikleri amaçla sınırlı ve hizmetin gerektirdiği ölçüde kullanır. e) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme: HelloGermany, sözleşmeler kaynaklı verileri Kanunun ihtilaf çıkma süreleri, ticaret ve vergi hukukunun gereklilikleri kadar bünyesinde muhafaza eder. Buna karşın bu amaçlar ortadan kalktığında veriyi siler ya da anonimleştirir. Kişisel Verileri Koruma Kanunu m.11’e göre aşağıda sayılan haklarınız bulunmaktadır.
Kişisel verileri işlenen kişiler, HelloGermany tarafından web sayfamızda duyurulan ilgilimize başvurarak kendi verisi ile ilgili olarak; a) Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, d) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, e) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, f) Kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, f) (c) ve (d) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, h) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir. HelloGermany olarak bu haklara saygılıyız.
Azami Tasarruf İlkesi/Cimrilik İlkesi
Azami tasarruf ilkesi ya da cimrilik ilkesi adı verilen bu ilkemize göre HelloGermany’ye ulaşan veriler, ancak gerekli olduğu kadar sisteme işlenir. Bu nedenle hangi verileri toplayacağımız amaca göre belirlenir. Gerekli olmayan veriler toplanmaz. Şirketimize intikal eden diğer veriler de aynı şekilde şirket bilişim sistemlerine aktarılır. Fazlalık bilgiler, sisteme kaydedilmez, silinir ya da anonim hale getirilir. Bu veriler, istatistiki amaçlarla kullanılabilir. Kişisel verilerin silinmesi Kanunen saklanması gereken sürelerin dolması, yargı süreçlerinin tamamlanması ya da diğer gereklilikler ortadan kalktığında şirketimiz tarafından bu veriler kendiliğinden ya da ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
Doğruluk ve veri güncelliği
HelloGermany bünyesinde bulunan veriler, kural olarak ilgili kişilerin beyanı üzerine beyan ettiği şekilde işlenir. HelloGermany, müşteriler ya da HelloGermany ile temas kuran kişilerin beyan ettiği verilerin doğruluğunu araştırmak zorunda olmadığı gibi bu hukuken ve çalışma ilkelerimiz nedeniyle de yapılmaz. Beyan edilen veriler, doğru kabul edilir. Kişisel verilerin doğruluğu ve güncelliği ilkesi HelloGermany tarafından da benimsenmiştir. Şirketimizin kendisine ulaşan resmî belgelerden veya ilgilisinin talebi üzerine işlemiş olduğu kişisel verileri günceller. Bunun için gerekli önlemleri alır.
Gizlilik ve veri güvenliği
Kişisel veriler gizlidir ve HelloGermany de bu gizliliğe riayet etmektedir. Kişisel verilere şirket içinde ancak yetki verilmiş kişiler ulaşabilir. HelloGermany tarafından toplanan kişisel verilerin korunması ve yetkisiz kişilerin eline geçmemesi ve müşterilerimizin ve müşteri adaylarımızın mağdur olmaması için gerekli teknik ve idari bütün tedbirler alınmaktadır. Bu çerçevede yazılımların standartlara uygun olması, üçüncü partilerin özenle seçilmesi ve şirket içinde de veri koruma politikasına riayet edilmesi sağlanmaktadır.
4. Veri işleme amaçları; HelloGermany’nin kişisel verileri toplanması ve işlenmesi aydınlatma metninde belirtilen amaçlar doğrultusunda icra edilecektir. Veriler, sözleşmenin kurulması ve müşterilere daha iyi hizmet sağlanması amacıyla toplanmakta ve işlenmektedir.
5. Müşteri, muhtemel müşteri ve iş ve çözüm ortakları verisi; Sözleşme ilişkisi için verinin toplanması ve işlenmesi müşterilerimiz ve muhtemel müşterilerimizle bir sözleşme ilişkisi kurulmuş ise, toplanmış olan kişisel veriler, müşterinin onayı alınmaksızın kullanılabilir. Ancak bu kullanım, sözleşme amacı doğrultusunda gerçekleşir. Sözleşmenin daha iyi icrası ve hizmetin gereklilikleri ölçüsünde veriler kullanılır ve gerektiğinde müşterilerle irtibata geçilerek güncellenir. Buna karşın müşteri adaylarımızın (muhtemel müşteri) bize kendileri tarafından bırakmış olduğu veriler, onlara sonrasında daha kolay ve kaliteli hizmet sunmak için işlenir. Bu veriler talepleri halinde bir sözleşme ilişkisine dönüşmemişse silinir.
İş ve Çözüm Ortakları Verileri
HelloGermany, gerek iş gerekse çözüm ortakları ile veri paylaşımı yaparken hukuka uygun davranmayı ilke edinir. İş ve çözüm ortakları ile veri gizliliği taahhüdü ile ve ancak hizmetin gerektirdiği kadar veri paylaşılmakta ve bu taraflardan mutlaka veri güvenliğinin alınmasına ilişkin tedbirleri almaya zorlanmaktadır.
Şirketin hukuki yükümlülüğü veya kanunda açıkça öngörülmesi sebebiyle yapılan veri işlemleri Kişisel veriler, işlemenin ilgili mevzuatta açıkça belirtilmesi veya mevzuatla belirlenen bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla ayrıca onay alınmadan işlenebilir. Veri işlemlerinin tür ve kapsamı, yasal olarak izin verilen veri işleme faaliyeti için gerekli olmalı ve ilgili yasal hükümlere uygun olmalıdır.
Şirketin veri işlemesi
Şirketin sunduğu hizmet ve meşru amaçları doğrultusunda kişisel veriler işlenebilir. Ancak veriler hiçbir şekilde hukuka aykırı hizmetler için kullanılamaz.
Özel nitelikli verilerin işlenmesi
Kanun’a göre Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. HelloGermany, hizmetlerin daha iyi verilebilmesi için kişilerin onayı ile özel nitelikli verileri ancak toplandıkları amaç için işleyebilir.
Otomatik sistemlerle işlenen veriler
Otomatik sistemler aracılığı ile işlenen veriler konusunda HelloGermany, Kanuna uygun davranır. Kişilerin açık rızası olmaksızın bu verilerden elde edilen bilgiler kişi aleyhine kullanılamaz. Ancak HelloGermany, kendi sistemindeki verileri kullanarak işlem yapacağı kişilerle ilgili kararlar alabilir. Kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve kullanılması durumunda ilgili kişiler gizlilik bildirimi ile ve gerekirse çerezler hakkında bilgilendirilir. Kişisel veriler, hukuka uygun olarak işlenecektir.
6. Çalışanlarımıza ait veriler: Hukuki Yükümlülükler Gereği İşleme
HelloGermany, çalışanlarına ait kişisel verileri, işlemenin ilgili mevzuatta açıkça belirtilmesi veya mevzuatla belirlenen bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla ayrıca onay alınmadan verileri işleyebilir. Bu husus, kanundan kaynaklanan yükümlülüklerle sınırlıdır.
Özel nitelikli verilerin işlenmesi
Kanun’a göre Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika HelloGermany ayrıca, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ilgili kişinin onayı yanında ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alır. Özel nitelikli kişisel veriler kişinin onayı olmaksızın ancak Kanunda izin verilen hallerle ilgili ve sınırlı olarak işlenebilir.
7. Kişisel verilerin yurt içi ve dışına aktarılması
Kişisel veriler, HelloGermany tarafından hizmetin görülebilmesi amacıyla iş ve çözüm ortakları ile ve HelloGermany iştirakleri ile paylaşılabilir.
HelloGermany, kişisel verileri aşağıda belirtilen kişi ve kurumlara belirli amaçlarla aktarabilecektir;
İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak HelloGermany’nin iş ortaklarına,
Şirketimizin tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirketimizin ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirketimize sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak HelloGermany’nin tedarikçilerine,
Şirketimizin iştiraklerin de katılımını gerektiren ticari faaliyetlerinin yürütülmesini temin etmekle sınırlı olarak HelloGermany’nin çözüm ortaklarına, HelloGermany’nin iştiraklerine.
HelloGermany, kanunda Kurul tarafından belirlenen şartlar dahilinde kişisel verileri Kanundaki diğer şartlara uygun olarak ve kişinin onayına bağlı olarak yurt içi ve yurt dışına aktarma yetkisine sahiptir.
8. İlgili kişinin hakları:
HelloGermany, Kanun kapsamında ilgili kişinin veri işlenmeden önce onayını alma hakkının olduğunu, verinin işlenmesinden sonra ise verisinin kaderini tayin etme hakkına sahip olduğunu kabul etmektedir.
HelloGermany tarafından web sayfamızda duyurulan ilgilimize başvurarak kişisel verilerle ilgili olarak; a) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, d) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, e) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, f) 7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, g) (c) ve (d) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, h) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, i) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, hakkına sahiptir. Buna karşın, Şirket içinde anonimleştirilmiş verilerle ilgili olarak kişilerin bir hakkı bulunmamaktadır. HelloGermany, kişisel verileri, iş ve sözleşme ilişkisi gereğince, bir yargısal görevin ya da devlet otoritesinin Kanuni yetkilerini kullanması amacıyla ilgili kurum ve kuruluşlarca paylaşabilir.
9. Gizlilik İlkesi
İster çalışanlar isterse diğer kişilerin HelloGermany’deki verileri gizlidir. Hiç kimse sözleşme ya da kanuna uygunluk olmaksızın başkaca hiçbir amaç için bu verileri kullanamaz, kopyalayamaz, çoğaltamaz, başkalarına aktaramaz, iş amaçları dışında kullanamaz.
10. İşlem güvenliği
HelloGermany tarafından toplanan kişisel verilerin korunması ve yetkisiz kişilerin eline geçmemesi ve müşterilerimizin ve müşteri adaylarımızın mağdur olmaması için gerekli teknik ve idari bütün tedbirler alınmaktadır. Bu çerçevede yazılımların standartlara uygun olması, üçüncü partilerin özenle seçilmesi ve şirket içinde de veri koruma politikasına riayet edilmesi sağlanmaktadır. Güvenliğe ilişkin önlemler, sürekli olarak yenilenmekte ve geliştirilmektedir.
11. Denetim
HelloGermany, kişisel verilerin korunması konusunda gerekli iç ve dış denetimleri yaptırır.
12. İhlallerin Bildirimi
HelloGermany, kişisel verilerle ilgili herhangi bir ihlal olduğu kendisine bildirildiğinde söz konusu ihlali gidermek için derhal harekete geçer. İlgilinin zararını en aza indirir ve zararı telafi eder. Kişisel verilerin dışarıdan yetkisiz kimselerce ele geçirildiğinde durumu derhal Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir.